กองบรรณาธิการ
ETDA ชวนหน่วยงานรัฐบอกลากระดาษ แนะ 6 ขั้นตอนสู่การออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ชู 3 ประโยชน์ ลดค่าใช้จ่าย – เพิ่มความน่าเชื่อถือ – แลกเปลี่ยนข้อมูลได้เร็วขึ้น พร้อมย้ำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สามารถนำมาใช้ในทางกฎหมายได้
นายชัยชนะ มิตรพันธ์ ผู้อำนวยการสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ ETDA กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม กล่าวว่า ETDA ได้จัดทำคำแนะนำเพื่อสนับสนุนหน่วยงานภาครัฐให้ปรับเปลี่ยนการออกเอกสารราชการให้ทำได้ในแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Licensing Transformation) สอดคล้องการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ภาครัฐ ในรูปแบบ “e-Licensing Transformation Playbook” ที่ประกอบด้วย 6 ขั้นตอนสำคัญ ซึ่งหน่วยงานสามารถศึกษาแนวทาง และนำไปประยุกต์ใช้ได้ดังนี้
1. การได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารของหน่วยงาน ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญของความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการขององค์กร ผ่านการนำเสนอประโยชน์ที่หน่วยงานจะได้รับ ตัวอย่างของกรณีที่ประสบความสำเร็จ รวมถึงแผนและสิ่งที่หน่วยงานต้องดำเนินการเพื่อขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลง
2. จัดเตรียมโครงการและงบประมาณสนับสนุน เพราะในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงในด้านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ หลายหน่วยงานจำเป็นต้องจัดหาเทคโนโลยีและบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญเข้ามาสนับสนุนการทำงาน
3. จัดเตรียมลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยหากเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ประเภทใบอนุญาตควรจัดเตรียมใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลงลายมือชื่อ ซึ่งสอดคล้องกับแนวทางการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่มีความน่าเชื่อถือตามมาตรฐานที่ ETDA กำหนด
4. พัฒนาระบบหรือกระบวนการสำหรับออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รองรับกระบวนการทำงานหรือ Work Flow ของแต่ละหน่วยงาน โดยมีคำแนะนำที่ครอบคลุมวัฏจักรของเอกสาร (Document Lifecycle) ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำ การลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ การส่งและการรับ การตรวจสอบ การนำไปใช้งานหรือประมวลผลเพื่อใช้งาน การเก็บรักษา ตลอดไปจนถึงการยกเลิกเอกสาร
5. ส่งเสริมและทำให้เกิดการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งการสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องนับเป็นเงื่อนไขสำคัญที่จะทำให้เอกสารถูกนำไปใช้จริง โดยมีคำแนะนำเกี่ยวกับเทคนิคที่ใช้ในการสร้างความเชื่อมั่นให้แก่หน่วยงานผู้รับเอกสาร รวมถึงแนวทางการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น การเก็บรักษา เพื่อให้หน่วยงานสามารถบริหารจัดการเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
และ 6. การปลดล็อกข้อจำกัดด้านกฎหมาย ในกรณีที่การปรับเปลี่ยนให้ออกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องดำเนินการตามขั้นตอนของกฎหมายที่มีอยู่ ซึ่งอาจไม่สะดวกหรือไม่คล่องตัวหรือมีอุปสรรค และไม่สามารถอาศัยเพียงกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ ก็อาจจำเป็นต้องปรับปรุงกฎหมาย โดยในส่วนนี้ได้รวบรวมแนวทางในการปรับปรุงแก้ไขกฎ ระเบียบ หรือกฎหมายจากหน่วยงานกลางต่าง ๆ เช่น มติคณะรัฐมนตรี สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา
“การให้บริการของหน่วยงานภาครัฐโดยมากเกี่ยวข้องกับการออกเอกสารสำคัญ หรือหนังสือรับรองเพื่อให้การรับรองแก่ผู้รับบริการทั้งบุคคลและนิติบุคคลเพื่อวัตถุประสงค์ต่าง ๆ แม้ว่าที่ผ่านมาจะมีความพยายามปรับการบริการให้เข้าสู่รูปแบบดิจิทัลแล้วก็ตาม แต่ยังมีข้อจำกัดในขั้นตอนการออกเอกสารให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเกิดจากหลายสาเหตุ ไม่ว่าจะเป็นความไม่แน่ใจเกี่ยวกับมาตรฐาน เทคโนโลยี หรือกฎหมาย ทำให้ปัจจุบันหน่วยงานส่วนมากยังคงออกเอกสารแบบกระดาษ ซึ่งมีความท้าทายหลายด้าน” นายชัยชนะ กล่าว
#ETDA #เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ #e-LicensingTransformation
